Povinnosti a pravidla spojená s datovými schránkami

 

Vážení klienti,

od 1.1.2023 platí povinnost mít datovou schránku nově i pro všechna SVJ. Pokud SVJ datovou schránku nemá dosud zřízenou, stát jí automaticky založí. Založení probíhá tak, že každý člen zastupujícího orgánu SVJ (nejčastěji výbor společenství), který je uvedený v rejstříku SVJ, obdrží doporučenou zásilkou obálku s autorizačními údaji a popisem přihlášení. Pokud tedy např. nemáte na rejstříku zapsané aktuální členy výboru, dostanou obálku ti, kteří jsou v rejstříku uvedení. Zkontrolujte si proto, zda máte údaje v rejstříku aktuální.

Státní správa povinně posílá korespondenci do datových schránek, pakliže jí má subjekt zřízenou. Důležitá korespondence od státních institucí tedy již nebude SVJ zasílána poštou, ale datovou schránkou. Je proto důležité, abyste si nastavili avízo sms nebo e-mailem o doručené zprávě. Funguje to bez problémů. Pokud se do datové schránky přihlásíte, jsou dokumenty považovány automaticky za doručené (i když je neotevřete). Pokud se do schránky nepřihlásíte, považuje se zpráva po 10 dnech od doručení do schránky za doručenou, i když jste se do schránky nepřihlásili (doručení fikcí). Datová zpráva zmizí po 90 dnech od přihlášení do datové schránky. Je možné si zaplatit archivní službu a zprávy budou v datové schránce uloženy bez omezení. Zprávy je možné samozřejmě stáhnout, včetně informací o doručení.

Datová schránka se rovněž používá pro odesílání zpráv státní správě. Ne všechny dokumenty (např. výkresy) je možné datovou schránkou odesílat a tak zatím není stanovená obecná povinnost posílat datovou schránkou všechnu korespondenci. U některých podání však povinnost stanovená je a další budou nepochybně přibývat. Pro SVJ je proto nezbytné, aby svou datovou schránku mělo pod kontrolou. Obvykle přijdou do datové schránky SVJ cca 3-5 zpráv za rok. Frekvence korespondence tedy není zatím nijak dramatická.

Nově mohou datovou schránku používat pro doručování i právnické osoby. Firmy tak např. mohou posílat faktury apod., přičemž platí stejná pravidla pro doručování jako u korespondece se státem, včetně fikce doručení. Pokud byste chtěli zprávy odesílat právnické osobě, je tato služba zpoplatněna aktuálně 5Kč za zprávu (což je cca desetina ceny doporučeného dopisu). Hradí se formou předplaceného kreditu.

Stejně jako s právnickými osobami a státními institucemi je možné komunikovat i s fyzickými osobami které mají datovou schránku zřízenou. Rozdíl je v tom, že fyzická osoba může zablokovat zasílání zpráv od jiných osob než jsou státní instituce.

Některé výbory společenství se na nás obracejí s žádostí o obsluhu jejich datových schránek. Vzhledem k povaze tohoto nástroje, který je určen pro členy statutárních orgánů, je velmi problematické přenášet odpovědnost za doručování zásilek určených těmto orgánům na třetí stranu. Takovou službu proto nenabízíme. Nicméně běžně po dohodě zasíláme zprávy (daňová přiznání, podání na rejstřík apod.) z naší datové schránky na základě plné moci.

Pro členy výborů SVJ tedy představuje datová schránka nový nástroj komunikace, který je navíc spolehlivý, jednoduchý a přehledný. Z naší praxe plyne, že u datové schránky převažují výhody v podobě jednoznačně doručených zpráv na rozdíl od nespolehlivé běžné doporučené pošty, u které však rovněž platí fixe doručení. Proto má datovou schránku řada SVJ již zřízenou a aktivně jí používá.

Další informace https://www.datoveschranky.info/