Jak hlasovat per rollam?

Hlasování per rollam, uváděné také jako „hlasování mimo shromáždění“, umožňuje vlastníkům rozhodnout důležité záležitosti, aniž by se museli sejít na schůzi. Podmínky, kdy je možné toto hlasování uskutečnit, vycházejí ze stanov, NOZ a další legislativy. Předmětem tohoto článku je popsat, jak prakticky hlasování per rollam uskutečnit. Postupy vychází z naší praxe, která je přiměřeně ověřená úspěšnými zápisy do rejstříku společenství. Naše zkušenosti vychází jednak z poskytování poradenství a služeb pro naše klienty a také z naší praxe při výkonu role předsedy v řadě společenství. Tím nevylučujeme, že je možné využít i jiné postupy se stejnou úspěšností.

Princip hlasování

Při organizaci hlasování per rollam vycházíme z předpokladu, že zatím jediný přiměřeně spolehlivý prostředek pro dokumentování projevu vůle fyzické osoby v případě hlasování per rollam, je její vlastnoruční podpis u jednotlivých usnesení - hlasování. Na rozdíl od shromáždění, kde probíhá prezence s ověřením zástupce jednotky a hlasy jsou sčítány bezprostředně, při hlasování per rollam je nutné se spolehnout pouze na dokumentaci hlasování poskytnutou hlasujícími.

Pokud je hlasování per rollam provedeno v souladu s pravidly, tvoří plnohodnotnou náhradu za hlasování na shromáždění. Vlastníkům však zůstává možnost, stejně jako u shromáždění, usnesení rozporovat.

Příprava podkladů

Pro hlasování per rollam, stejně jako pro řádné shromáždění, jsou distribuovány potřebné podklady. Vzhledem k vyloučení osobního kontaktu a tím i možnosti verbálně doplnit, vysvětlit nebo korigovat informace, musí být podklady naprosto jasné, srozumitelné a kompletní. Například nabídky musí být pro vlastníky srozumitelné a porovnatelné. Vhodné je doplnit je vhodným vyhodnocením. Na druhou stranu by měly být poskytnuty jen informace důležité pro rozhodování. Měly by být vyloučeny různé marketingové a další zbytečné informace, které vedou k nesrozumitelnosti a zahlcení hlasujících. Jednotlivé podklady by měly být označeny tak, aby bylo zřejmé, ke kterým bodům se vztahují. Pokud jsou některé podklady velmi rozsáhlé nebo z jiného důvodu nevhodné pro distribuci, je možné místo připojení podkladů uvést, jak je možné se s nimi seznámit -  e-mailová žádost, web, individuální zaslání, nahlédnutí v kanceláři apod.

Ideální cesta pro ověření slabých míst je nechat cvičně hlasovat nějakého vlastníka nebo jinou osobu, která má povědomí o domě a zároveň se nepodílela na přípravě podkladů. Lze tak snadno odhalit chyby a nesrozumitelné nebo zavádějící formulace, které tvůrci podkladů snadno přehlédnou.

Osvědčila se nám tato struktura podkladů:

1.       Odůvodnění + instrukce pro hlasování

-proč se hlasování koná

-termín do kdy hlasovat,

-v jakých případech je potřebné doložit plnou moc, případně odkaz na plnou moc uloženou u SVJ.

-jak vyplnit formuláře

-jak odevzdat dokumenty

-jak se seznámit s materiály, které nemohly být distribuovány

-datum a podpis osoby zastupující společenství – zodpovídající za hlasování

2.       Hlasovací formulář

Povinné položky: text usnesení, jméno a příjmení hlasujícího (může být např. i datum narození pro jednoznačnou identifikaci), za jaké jednotky osoba hlasuje, datum hlasování, volba z možností hlasování, podpis hlasujícího. Pro každé usnesení je potřebné vyplnit tyto údaje zvlášť. Hlasuje se: Pro, Proti, Zdržel se, Rozhodnout na shromáždění

3.       Vzor plné moci

Plná moc pro dané hlasování. Hlasování je možné jednoznačně označit termínem jeho ukončení hlasování.

4.       Podklady

Dokumenty k jednotlivým bodům hlasování (rozpočty, účetní závěrky, zprávy, návrhy investic, nabídky atd.)

Distribuce podkladů

Podklady pro hlasování per rollam jsou distribuovány podle stejných pravidel jako pozvánky na shromáždění. Pravidla jsou uvedena ve stanovách společenství. Řada společenství má možnost distribuce pozvánek e-mailem u těch vlastníků, kteří e-mail zadali pro komunikaci se SVJ/správcem domu. Je důležité, mít jistotu v tom, že dané e-mailové adresy jsou aktuální (např. nedošlo ke změně vlastníka nebo jeho e-mailové adresy). Po odeslání podkladů je dobré zkontrolovat, zda se např. zpráva nevrátila jako nedoručitelná. V těchto případech je nutné kontaktovat vlastníky jiným způsobem. Máme za to, že společenství musí vyvinout přiměřenou aktivitu, která zajistí, že všem vlastníkům byly dokumenty doručeny. V opačném případě může snadno dojít ke zpochybnění celého hlasování vlastníkem, kterému nebyly podklady doručeny. Následkem je potom zneplatnění celého hlasování se všemi důsledky.  V některých případech se proto vyžaduje, aby vlastníci potvrdili přijetí dokumentů. Pro distribuci informací o hlasování je možné využít i webové portály, které společenství používají a ty zpravidla mají i funkce pro distribuci informací vlastníkům. Rovněž je potřeba mít jistotu, že kontaktní údaje uložené v portálu jsou aktuální. Vlastníkům, kteří e-mail nemají/nepoužívají pro komunikaci s SVJ, je nutné dokumenty distribuovat v písemné podobě. Tam je vhodné využít odkaz na seznámení se s rozsáhlými podklady jiným způsobem než vytvářet obsáhlé výtisky.

Korekce špatného hlasování

I když jsou podklady jasné a kompletní, dochází při hlasování k chybám. Nejčastější chyby jsou:

1.       Nevyplnění všech sloupečků formuláře. Pokud je na jedné straně více hlasovacích tabulek, mají někteří hlasující pocit, že stačí, když podepíší jen jedno usnesení a do dalších kolonek udělají značky shody. Podobně s datumy. To však nesplňuje formální požadavek stvrdit řádně každé rozhodnutí.

2.       Hlasující označí více než jednu odpověď.

3.       Hlasující uvede datum hlasování, které je mimo interval počátku a konce hlasování.

4.       Hlasující vytisknou formulář pro sebe a např. pro manželku (SJM) a každý hlasuje odděleně a někdy i v rozporu s druhým.

5.       Hlasuje osoba, která není oprávněná za jednotku hlasovat, případně není oprávněná hlasovat samostatně. Hlasuje např. pouze jeden ze spoluvlastníků a nedodá plnou moc od dalších spoluvlastníků, hlasuje nájemce bytu apod.

6.       K hlasování připojí podpis více spoluvlastníků (např. manžel i manželka). Za jednotku ve spoluvlastnictví by měl hlasovat společný zástupce, zplnomocněný ostatními spoluvlastníky. Nicméně v nouzi toto hlasování tolerujeme, protože máme za to, že byla projevena společná vůle všech spoluvlastníků (pokud jsou tedy uvedeny podpisy všech spoluvlastníků).

 

Tyto případy znamenají, že je hlasování za danou jednotku neplatné a nelze ho použít. Mohou být neplatná pouze některá hlasování na formuláři. Pokud je hlasování neplatné, má organizátor hlasování dvě možnosti. Buď má dost jiných správných hlasování a chybně vyplněná hlasování vyřadí nebo se snaží kontaktovat hlasujícího a žádá nápravu. To je samozřejmě možné jen do uplynutí termínu pro odevzdání hlasovacích formulářů. Po uplynutí termínu již není možné hlasovat, ani provádět korekce.

Shromáždění výstupů hlasování

Při hlasování je nezbytné dodržet lhůtu pro hlasování. Ta se ohraničuje konkrétním datem, do kterého je možné hlasovat. Máme za to, že rozhodují v první řadě datumy na formulářích, kde vlastníci uvádějí, kdy hlasovali. Toto datum musí být v intervalu, určeném pro hlasování. Do tohoto data by měly být rovněž odevzdány hlasovací formuláře. Není však úplně jasné, jak naložit s formulářem, který je doručen po tomto termínu, ale termín hlasování uvedený na formuláři je v intervalu určeném pro hlasování. Taková situace by se patrně musela řešit s právníkem.

Vyhodnocení hlasování

Hlasování vyhodnocujeme v hlasovacím programu, který standardně používáme pro běžné schůze. Vzhledem k tomu, že jde o statická data, je možné provést vyhodnocení v tabulkovém procesoru (MS Excel apod.) U jednotlivých bodů musí být zohledněna správná kvora (potřebné hlasovací většiny). Kvora jsou uvedená ve stanovách a obecně v NOZ. Je důležité si uvědomit, že se počet hlasů „pro“ porovnává vždy s počtem všech hlasů společenství. To je rozdíl proti schůzi, kde se některá kvora počítají z hlasů přítomných na schůzi. I když je možné vybrat variantu: Pro, Proti, Zdržel se, Rozhodnout na shromáždění; pro odsouhlasení bodů je důležité pouze kolik hlasů bylo pro. Hlasování se samozřejmě zaznamenají do zápisu (počet nebo % hlasů pro jednotlivá hlasování). Může se stát, že většina hlasujících zvolé „Rozhodnout na shromáždění“. O tomto bodu by se tedy již nemělo mimo shromáždění rozhodovat.

Zápis

Z hlasování per rollam musí být učiněn zápis, podobně jako zápis ze schůze. Zápis tedy musí splňovat požadavky uvedené ve stanovách a musí být distribuován opět podle pravidel uvedených ve stanovách. Zápis podepisuje ten, kdo hlasování organizoval a kdo provedl zápis + případně další osoby, pokud to stanovy vyžadují. Zápis musí být spolu s hlasováním archivován jako zápis z řádné schůze.

 

Závěr

I když je tento text relativně obsáhlý, neobsahuje všechny situace, které mohou nastat. Nemyslíme si však, že by hlasování per rollam bylo výrazně složitější než organizace běžného shromáždění. Pokud je provedena kvalitní příprava hlasování, je potom celý proces plynulý a odpadá časový tlak, často přítomný na shromážděních. Jakmile např. výbor jednou hlasování per rollam zorganizuje, má už vzor pro další hlasování. Příprava dalších hlasování per rollam je potom již rutina, podobně jako organizace řádných schůzí.

 

Pro naše klienty máme připravené vzorové dokumenty, které jim na požádání zasíláme. Zároveň jsme připravení jim poradit.